‘Ik ging met mijn zoon zijn rapport afhalen. Maar toen ik bij zijn klasleraar kwam, zei deze dat we dat rapport niet meekregen voor de factuur betaald was die nog open stond. Ik wist dat ik die factuur nog moest betalen, het was alleen nog niet gelukt, maar daar heeft mijn zoon toch niets mee te maken? Ik was enorm gegeneerd… Mag een school dat zomaar doen?’
Iedere leerling heeft recht op goed onderwijs, ook een leerling die opgroeit in een gezin in armoede. De leerling mag nooit het slachtoffer worden van betalingsmoeilijkheden van de ouders. Het rapport van een leerling om deze reden inhouden is trouwens wettelijk niet toegelaten!
Tips om oudergericht om te gaan met onbetaalde facturen – en om ze te voorkomen
  • Streef naar een zo laag mogelijke schoolfactuur (zie ‘kostenbewust beleid’)
  • Communiceer over de te verwachten schoolkosten, wees transparant en doe dat lang genoeg op voorhand. Zoek naar een goed moment en het juiste kanaal.
  • Bij problemen, speel kort op de bal:  neem telefonisch contact op met de ouders of spreek ze persoonlijk aan (bijvoorbeeld aan de schoolpoort) om hen voor een gesprek uit te nodigen. Probeer tijdens het gesprek te achterhalen wat werkelijk het probleem is. Zoek samen naar een oplossing en overloop met de ouders al de mogelijkheden die de school biedt op het vlak van betalingen.
  • Zorg voor verschillende betalingsmodaliteiten (cash, overschrijving, domiciliëring) In de regel geldt ook: veel facturen met telkens kleine bedragen worden gemakkelijker betaald. Streef dus naar gespreide betaling, liefst voor iedereen (dus zonder dat een ouder eerst de stap naar de school moet zetten hiervoor).
  • Communiceer met de leerlingen niet over onbetaalde facturen. Enkel de eerste keer kan de schoolfactuur via de leerlingen aangeboden worden. Verder gebeurt de communicatie over facturen en rekeningen beter discreet, helemaal als er betalingsproblemen zijn. Zadel de jongeren niet op met nog meer problemen en zorgen dan ze sowieso al hebben en waar ze toch niet veel aan kunnen doen. De relatie die de leerling heeft met de school zou te allen tijde moeten losstaan van het al dan niet betalen van facturen door de ouders.
Aandachtspunt
Wat wel: Communiceer transparant over schoolkosten
De werkgroep communicatie kan er over waken dat de lijst met te verwachten kosten in heldere en eenvoudige taal wordt opgesteld en dat alle uitgaven voldoende gemotiveerd worden voor de ouders. Bied standaard gespreide betaling aan, zodat ouders daar geen extra stappen naar de school toe voor moeten ondernemen. Deel ook aan het begin van het schooljaar mee wat het totale kostenplaatje zal zijn van een schooljaar. Een systeem waarbij in september een overzicht wordt meegegeven met de totaalkost en de verdeling per termijn, mét verantwoording van de bedragen, wordt door ouders erg gewaardeerd, wat zeker de correcte betaling ten goede zal komen - en niet enkel vanuit gezinnen in armoede.
 
Wat niet: incassobureaus
De confrontatie met een incassobureau maakt het voor gezinnen met financiële problemen vaak gewoon nog erger, omdat ze extra administratieve boetes en interesten moeten betalen. Dreigen met gerechtelijke procedures verziekt in de praktijk de relatie met de school. Gezinnen in armoede laten de factuur meestal niet opzettelijk liggen. Vaak gaat het eerder om onmacht dan om onwil, omdat er simpelweg geen geld is. Een goede sociale dienst of een vertrouwenspersoon van de school kunnen de dialoog over onbetaalde facturen in stand houden. Zij kunnen samen met de ouders naar oplossingen zoeken en afspraken maken op maat.